Humberto Moreira : FRAUDE Y ERROR EN AUDITORIA

por Humberto Moreira

 

1. Auditoría (International Standards on Auditing, ISA)

"El fraude es el delito más creativo: requiere de las mentes más agudas y podemos decir que es prácticamente imposible de evitar. En el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo nuevo"
Esta norma define el fraude y el error e indica que la responsabilidad de la prevención de los mismos radica en la administración. El auditor deberá planear la auditoría de modo de que exista una expectativa razonable de detectar anomalías importantes resultantes del fraude y el error. Se sugierenprocedimientos que deben considerarse cuando el auditor tiene motivos para creer que existe fraude o error.

Propósito de esta NIA:
Establecer normas y proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar la existencia de fraude o error en una auditoria.
Esta NIA también establece la responsabilidad que pueda existir:

Responsabilidad de la Gerencia:
La responsabilidad por la prevención y detección de fraude y error descansa en la gerencia que debe implementar y mantener sistemas de contabilidadadecuados.

Responsabilidad del Auditor:
El auditor no es y no puede ser responsable de la prevención del fraude o error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una auditoria anual, puede servir para contrarrestar fraudes o errores.

Evaluación del Riesgo:
Al planear la auditoria, el auditor debería evaluar el riesgo de distorsión material que el fraude o error pueda producir en los estados financieros, y debería indagar ante la gerencia si existe fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos.

Detección:
Basado en la evaluación del riesgo el auditor debería diseñar procedimientos de auditoria para obtener seguridad razonable que sea detectada las distorsiones producidas por fraude o error material en los EE.FF.

Limitaciones Inherentes a una Auditoria:
Una auditoria esta sujeta al riesgo inevitable de que algunos errores materiales de los estados financieros no sean detectados.

Procedimientos a Seguir cuando hay indicios de que existe Fraude o Error:
El auditor debería considerar el efecto potencial sobre los estados financieros. Si el auditor cree que dicho fraude o error podría tener un efecto de importancia sobre los estados financieros, el auditor debería desarrollar los procedimientos modificados o adicionados apropiados.

Informe sobre Fraude o Error:
A la administración; respecto al fraude el auditor evaluaría la responsabilidad de la administración, si esto conlleva a que están inmersos buscaría a los socios o accionistas, o sino el auditor buscaría asesoría legal para auxiliarse en los procedimientos a seguir.
A los usuarios del dictamen del auditor sobre los EE.FF. ; si la empresa impide que obtenga suficiente evidencia, el auditor hace una observación o una abstención de opinión sobre los EE.FF.
A las autoridades reguladoras y ejecutoras; CONASEV.

2. El Fraude

Definición.- Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación, etc. El término "fraude" se refiere al acto intencional de la Administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros, pudiendo implicar:

• Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
• Malversación de activos
• Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.
• Registro de transacciones sin sustancia o respaldo
• Mala aplicación de políticas contables.

Tipos de fraude:
Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de la empresa.
El segundo tipo de fraude, es la presentación de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales.

• Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio.
• Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentesexternas como son: bancos, clientes, proveedores, etc.

Por Que Hay Fraudes
Se considera que hay fraudes por:

• Falta de controles adecuados.
• Poco y mal capacitado personal.
• Baja / alta rotación de puestos.
• Documentación confusa.
• Salarios bajos.
• Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc.
• Legislación deficiente.
• Actividades incompatibles entre sí.

Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude.
Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad. Esta puede ser provocada por la falta de controles.

Como se evita un fraude:
La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo, implementar practicas y políticas de control, analizar los riesgos que motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y motivada.

Como se detecta un fraude:
Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes son:

• Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control, identificar los mas importantes y vigilar constantemente su adecuada administración.
• Simular operaciones.
• Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos, clientes, etc.
• Llevar acabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los controles.

3. Errores e irregularidades

La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación de los PCGA, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y él suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos.
Los errores, se consideran que se producen sin intención, mientras que las irregularidades se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores.
Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la sgte forma:

1. Desfalcos:

1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)
2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado
( Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias)
3.- Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es legitimo se desvíe de su destino correspondiente.

B) Distorsiones:
Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.

4. Los errores

Los errores pueden ser consecuencia de fallos matemáticos o administrativos en los registros contables, aplicación errónea de los PCGA o malinterpretación de los hechos existentes.
Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otra cambios intencionados en los registros contables básicos.

Errores más comunes:

• En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo.
• Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado, elmétodo contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los pcga.

Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.

El problema de los errores
El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos.

Tipos de Errores:

1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al gasto o la falta de beneficio.
2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.